Administrar un hotel independiente no es fácil. Tienes que preocuparte por tus huéspedes, los cuartos, las instalaciones, manejar el presupuesto, el marketing, pagar a los empleados… la lista continúa. Esto es incluso más difícil de hacer porque –a menos que seas un gran cadena hotelera– probablemente sólo uses lápiz y papel, y quizás uno o dos archivos de Excel. Si las cosas te están yendo bien, quizás tengas un programa que te ayuda con una parte de tus operaciones.
Por lo general, esto te crea más trabajo.
La supervivencia de los hoteles y bed & breakfasts depende de cuán bien traten a sus huéspedes y a sus empleados. Los malos comentarios y los empleados descontentos pueden hundir un negocio.
Lo que los hoteles independientes necesitan son las herramientas de las grandes cadenas hoteleras. Algo que les ayude a entender mejor a sus huéspedes, aceptar reservas de cualquier lugar de la web, y les dé una visión general de todo su negocio.
Eso es lo que hace Tashi.
Las grandes cadenas hoteleras no pueden operar sin un Sistema de Gestión Hotelera (SGH) estos días, eso está claro. Pero, ¿por qué un hotel pequeño o independiente también necesitaría uno? Muchos hoteles independientes pueden operar bien usando lápiz y papel, Google Calendar o tan solo una hoja de Excel. Sin embargo, aunque los gerentes hoteleros puedan arreglárselas con uno de estos métodos, no están tratando de destacar sobre el resto y atraer a más huéspedes. Si hacer crecer tu negocio es una de tus metas, implementar un Sistema de Gestión Hotelera es simplemente esencial.
Entendemos que los gerentes de hoteles independientes siempre están mirando sus presupuestos para asegurar que siempre haya cifras azules en vez de rojas. El tratar de descifrar dónde invertir el dinero para conseguir un mayor retorno es una lucha constante. Por ello, muchos se preguntarán si realmente necesitan un Sistema de Gestión Hotelera (SGH) para manejar su hotel.
Nota: Hay una serie de nombres para los Sistemas de Gestión Hoteleros (HMS por sus siglas en inglés. También puede conocerlos como Sistemas de Gestión de la Propiedad (PMS). ¡Los llamamos sistemas de gestión del hotel (HMS), porque creemos que hay más en un hotel que sólo la propiedad!
¿Qué características realmente necesito?
Al final del día, un sistema SGH debería ayudarte a manejar tu hotel con mayor facilidad y aumentar tus ganancias. Es importante considerar un sistema SGH que tenga características que contribuyan a este objetivo.
Muchos sistemas SGH se enfocan tan solo en un aspecto de la gestión hotelera, tal como la gestión de reservas, el manejo de las tareas de «housekeeping», o la producción de reportes para ayudarte a planificar y presupuestar tus gastos. Todas estas tareas, sin embargo, son esenciales para manejar un hotel y ayudarlo a crecer.
Por ello, deberías considerar un sistema SGH completo que tenga todas las características que necesites. Al mismo tiempo, debes evitar los sistemas que sean demasiado complicados y tengan características extrañas que sean difíciles de usar y que te distraerán de tu objetivo principal, o que harán que usar el sistema sea tan tedioso que al final simplemente no querrás usarlo.
Considera estas características que son simples y esenciales para todo hotel:
Gestión de la Recepción
La recepción es lo primero en la lista de las operaciones de un hotel. Tu sistema SGH debería ayudarte a tener todas tus reservas perfectamente ordenadas y al alcance de tu mano.
Esto no solo te permitirá brindarles a tus huéspedes una experiencia de check-in y check-out sin interrupciones, sino que simplificará tus procesos y te brindará tiempo para enfocarte en otros aspectos de tu hotel.
Por ello, tu sistema SGH debería permitirte realizar las siguientes tareas para que tu recepción sea más ágil:
- Ver todas tus reservas, fechas de registro y salida, y habitaciones disponibles en un calendario.
- Recibir reportes diarios de llegadas y partidas de huéspedes.
- Editar las tarifas y características de tus habitaciones.
- Incluir productos y servicios adicionales, como una cama extra o un paquete turístico, para reservas nuevas y existentes.
- Crear recibos que puedan ser editados para que puedan aparecer bajo el nombre del huésped, su empresa, o que se pueden distribuir los gastos entre ambos.
- Realizar los check-ins y check-outs.
- Agregar tareas específicas, como recojos del aeropuerto, a las reservas.
Reservas y Distribución
Todos sabemos que manejar las reservas a través del teléfono o desde los portales web toma tiempo y puede resultar bastante confuso.
Sin un buen «channel manager» para gestionar tus canales de reservas, tienes que perder tiempo actualizando cada página de reservas en la que aparece tu hotel.
Lo que es peor, no hacerlo a tiempo o cometer un pequeño error puede resultar en reservas duplicadas o un exceso de reservas, lo que lleva a huéspedes enojados y opiniones negativas en TripAdvisor.
Las buenas noticias son que ahora puedes confiar en tu sistema SGH para realizar todas estar tareas:
- Maneja reservas de los principales canales: Hotels.com, Expedia, airbnb, booking.com y muchos más, todo desde un calendario unificado.
- Sincroniza todos tus canales: las reservas hechas desde los canales online se crean en tu SGH de manera automática y se sincronizan en todas tus otras páginas de reservas.
- Recibe reservas sin comisión desde tu página de Facebook y tu página web.
- Atrae huéspedes conectándote a las principales páginas de reservas.
Accesible desde cualquier lugar
Sabemos lo importante que es para los dueños el poder vigilar de cerca el movimiento diario de su hotel. ¡Pero estar todo el día observando las experiencias de los huéspedes desde el lobby no es una opción!
Muchos dueños de hoteles tienen otros negocios o manejan sus hoteles de manera remota.
Por ello, un sistema SGH te debe permitir manejar tu hotel desde cualquier lugar del mundo. Esto quiere decir que tu sistema SGH debe estar alojado en una nube y ser accesible desde tanto computadoras como teléfonos móviles.
Maneja tus finanzas
No tiene mucho sentido implementar un SGH si todavía tienes que manejar tus finanzas usando otro programa.
Como gerente de un hotel, quizás tengas que ingresar información financiera de forma manual a un programa contable al final de un largo día de trabajo o hacer recibos a mano cuando los huéspedes estén haciendo su check-out.
Un sistema SGH completo te debe permitir generar y manejar todos tus pagos y crear recibos para tus reservas y ventas de manera automática.
Además, tu sistema SGH te debe permitir conocer las finanzas de tu hotel al derecho y al revés. ¿Sabes exactamente cuál es tu ganancia por cada habitación o cada desayuno continental que vendes? ¿No sería útil saber cuántos huevos o botellas de shampoo necesitas comprar durante la temporada alta? Tener esta información te permitirá planificar por adelantado, identificar dónde cortar costos y manejar un hotel más eficiente.
Utiliza reportes para ver tu progreso y crecer
Para tomar buenas decisiones de negocio que hagan crecer tu empresa es necesario tener toda la información disponible.
Es importante que consideres un sistema SGH que te muestre toda la información de tu hotel, desde las ventas, el flujo de caja y los reportes de gastos hasta las preferencias de tus huéspedes y tus canales de reservas más rentables. De esta manera sabrás donde invertir tu dinero para crecer.
Costo del sistema — cuidado con los costos ocultos
Considerar las características con las que viene es solo el primer paso en la evaluación de un sistema SGH. Dado los presupuestos limitados de los hoteles independientes, el costo es un factor de igual importancia. Los sistemas SGH cobran de diferentes maneras y a veces puede tornarse un poco complicado. Cuando evalúes el costo, presta atención a lo siguiente:
- Comisiones: algunos sistemas cobran comisiones por cada reserva que ingresa al sistema y estas pueden ir sumando rápidamente.
- Cargos extras: Muchos sistemas se anuncian con un precio muy bajo, pero luego cobran cargos extras para muchas de sus características esenciales, y estas también van sumando al costo total. Así que asegúrate de considerar el costo real que incluya todos los servicios que vayas a utilizar.
Por supuesto que no podemos resistirnos de mencionar a Tashi — ¡Nos parece genial!
Tashi.com es nuestra solución para hoteles independientes. Lo hemos diseñado especialmente en base al feedback de docenas de operadores de hoteles independientes. Nuestra idea ha sido crear un sistema lo suficientemente poderoso como para gestionar incluso hoteles grandes, pero cuya interfaz sea lo suficientemente sencilla como para que cualquier persona la pueda usar.
A continuación te presentamos un breve resumen de nuestro sistema. Si te parece que podría ayudar a tu hotel, simplemente visita www.tashi.travel para comenzar un período de prueba gratuito hoy mismo.
Recepción— Todo lo que necesitas en un sólo vistazo
La recepción es el centro del sistema de Tashi, y desde allí puedes manejar todas las actividades de recepción de tu hotel sin ningún esfuerzo.
Echando un vistazo aquí podrás:
- Ver quién ingresa y sale durante el día (incluyendo su estatus de pago).
- Ver la disponibilidad de habitaciones de la semana.
- Manejar las reservas, ventas y recibos desde un sólo lugar.
- Ver todas las tareas que deben ser completadas en el día, y quiénes se encargan de realizarlas.
Reservas y Distribución
Con Tashi, las reservas hechas a través de los principales canales de reservas aparecerán en tu sistema de forma automática. Cuando recibas una reserva, Tashi actualizará la disponibilidad en todas las páginas web de reservas para minimizar el riesgo de reservas duplicadas.Lo que es aún mejor, podrás incorporar un motor de reservas a tu página web que también estará sincronizado con Tashi. ¡Dile adiós a las comisiones, los correos y los anticuados formularios de reserva en tu página web!
Ten tus finanzas a la mano
Tashi mantiene toda tu información financiera al alcance de tu mano y te permite:
- Crear recibos con un solo click.
- Manejar el inventario de tu hotel de manera automática.
- Generar reportes financieros que te muestran la salud financiera de tu hotel en un solo vistazo.
- Exportar tu información para usarla en otras aplicaciones.
Periodo de prueba gratuito y un sistema de precios transparente
Tenemos una tarifa plana mensual dependiendo del número de habitaciones de tu hotel, desde tan sólo US$50 mensuales.
Puedes estar tranquilo de que no tenemos costos escondidos ni comisiones por el uso de nuestro formulario de reservas en tu página web.
Ahora estamos ofreciendo un periodo de prueba de 2 meses que incluye el servicio de distribución online. Haz clic aquí para mayor información.
